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教你2小时搭建一套办公用品管理系统（库存预警，领用统算）

发布者：麦田晴空 2024-6-7 15:15

在企业的日常办公过程中，接触到的办公用品有很多。当采购采回办公用品后，如何有效地管理这些办公用品，让行政人员非常头疼。

通过简道云可以快速搭建出一个办公用品管理系统，领导可以实时查看到办公用品统计报表，需要申领物品的小伙伴也可以方便地提交流程了。

1、系统结构

整个系统共包括以下四个部分：基础设置、填报、计算、查询。

2、基础设置

基础设置中，有一张名为办公用品信息的表单，主要作用有2个：

①存储物品明细数据

②作为基数数据库，在其他表单中通过数据联动等功能直接调用这些信息

数据来源既可以通过手动新建，也可以直接将本地excel数据导入到表单中。

3、填报

在简道云中，数据填报是通过表单实现的。该部分共包含3张表单：办公用品采购、领用和归还。

1）办公用品采购：记录每次采购明细

采购时间为日期字段，将默认值设置为填写当天后，打开表单自动获取当天日期，无需选择。

每次采购可能都不止一种物品，所以采购明细使用了子表单，支持添加多条记录。子表单中包含了多个字段，其中：

分类为下拉框，选项设置了关联其他表单数据，关联办公用品采购表单中的物品分类数据；名称和单位都设置了数据联动。名称的选项会根据分类的值自动改变。即：填写时选择分类后，名称中的选项自动变成该分类下的物品名称。而单位则是根据名称联动得到，由于名称对应的单位是唯一的，所以单位使用的是单行文本字段，选择名称后自动填充单位；库存数量为数字字段，通过数据联动功能，调用聚合表中的库存计算结果，自动显示该物品的当前库存；采购总额则是通过公式自动计算得到。

2）办公用品领用：记录每次领用明细

领用人是成员字段，默认值为当前用户；部门是部门字段，默认值为当前用户所在部门。

使用时，打开表单，这两个字段便能自动获取当前成员在简道云通讯录中的姓名和部门。

3）办公用品归还：记录每次归还明细

办公用品归还表单主要由两部分构成：领用明细和归还明细。其中，领用明细包括领用时间和领用详情：

领用时间使用的字段类型为关联数据，通过关联条件，填写表单时点击选择数据，自动显示当前归还人的每次领用时间。领用详情使用的字段类型为关联查询，通过关联条件，填写表单时根据归还人、部门和领用时间三个字段的值，自动查询并返回办公用品领用表单中的对应记录。

4、计算

物品的借用和归还，涉及到库存数量计算问题。在简道云中，利用聚合表来实时统计库存情况，防止出现负库存。

将三张表单通过共有字段分类、名称、单位关联起来，作为聚合表的行表头。指标中添加公式，计算库存。库存公式如下：

通过添加校验条件，防止出现负库存。在填写领用表单时，如果领用数量超过当前库存，则无法提交。

5、查询

查询的部分由4张报表构成，分别用来查询采购记录、领用记录、归还记录和库存。

1）采购记录查询

2）领用记录查询

3）归还记录查询

4）库存查询

除了柱形图外，其他几张报表类型都是数据表。下面通过介绍库存查询来帮助大家了解下数据表的制作方法：

从设计页面左侧选择数据表，拖拽到页面中央后松开；点击数据来源，选择库存计算这张聚合表；点击+号，选择聚合表中的字段，添加到数据表中；点击保存按钮。

6、移动端使用效果展示

进入表单填写数据：库存不足，无法提交领用数据：查看报表数据：

本教程来自简道云-帮助中心，进入查看更多。

推荐阅读

在表单中，怎样实现数据联动？

如何快速设置关联其他表单数据？

如何设置数据校验，确保提交的数据有效？

数据库 Excel 设计

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